Lean HR – 3. — Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

Lean HR – 3. — Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

 

  1. Az új munkatárs iránti igény felmerülésétől az interjúig

Az előző hetekben (itt és itt) tárgyalt előkészületek után meg kell fogalmazni az álláshirdetést. Ha a kiválasztással megbízott munkatárs (esetleg a helyi lean szakember, vagy külső lean szakértő támogatásával) alapos munkát végez a munkautasítások és a munkaköri leírás megalkotása terén, mindenképpen bevonva természetesen az adott terület vezetőjét is, akkor már könnyű a munkakör feladatait pontosan, hiánytalanul megadni a hirdetésben, akárcsak a juttatási csomagot. Hogy a hirdetést hol jelentetjük meg, az iparágfüggő is lehet. A nagy állásportálokon túl egyes esetekben ma már érdemes a közösségi portálokon is hirdetni (LinkedIn, Facebook). Hogy melyik a hatékonyabb, gyorsabb, egyszerűbb, azt csak úgy tudjuk eldönteni, hogy mérőszámokat alkalmazunk: hányszor hirdettünk, milyen hosszan és melyik csatornán? Melyik csatornán melyik hirdetésre hányan jelentkeztek? Melyik csatorna segítségével találtuk meg a legtöbb behívandó jelöltet és a végső befutót?

Miért fontos ez? Ha a cég bővül, vagy nagy a fluktuáció, akkor folyamatosan szükség van új munkatársakra, így a toborzásra fordítandó idő nő – ámde a munkaidő véges, az új kollégának pedig határidőre kell munkába állnia. Hatékonyan kell hát kihasználni minden percet, nem szabad olyan hirdetési csatornákra pazarolni az időt, ami a mi iparágukban, vagy a mi földrajzi területünkön nem vezet eredményre. Ne használjuk csak azért a LinkedInt, mert egy újságcikk szerint ez a menő! Minden toborzásnál mérjük a csatorna hatékonyságát, és ami nem működik, azt ne használjuk. 

Mennyi idő szükséges ezekhez az előkészítő munkákhoz? Mivel a just in time szemlélet nagyon fontos a munkaerő-kiválasztásban, hiszen az új munkatársnak rendelkezésre kell állnia akkor, amikor szükség lesz rá, ezért általánosságban azt mondhatjuk, hogy minél hamarabb elkezdjük a munkaköri leírás elkészítését, annál jobb. Ha már minden munkakörre megalkottuk a munkaköri leírásokat és munkautasításokat, akkor már „csak” arra kell figyelni, hogy ezek a dokumentumok folyamatosan naprakészek legyenek, vagyis folyamatosan fejleszteni kell őket. Új munkatárs keresésénél így majdnem elegendő ezeket a dokumentumokat elővenni – csupán ellenőrizni kell, hogy valóban még mindig ugyanazokat a feladatokat kell elvégeznie a munkakör betöltőjének, és ezekhez ugyanazokra a képességekre és tudásra van-e szükség?

Első alkalommal azonban egy-egy ilyen munkaköri leírás elkészítése és a munkautasítások összeállítása a szükséges megfigyelések időigénye és az elemzésükre fordítandó idő miatt akár 1 hónapig is eltarthat. Ez az idő jelentősen lerövidíthető, ha ebbe a munkába bevonjuk a már említett lean szakembert, akinek ez a specialitása, (hogy ti. folyamatokat és munkaköröket figyel meg és elemez), valamint természetesen mindig szükséges az adott terület vezetőjével való konzultáció is, és a terület dolgozóinak is érdemes kérdéseket feltenni.

A megfelelően megfogalmazott álláshirdetés – a régi vicc szerint – olyan, hogy arra csak egy ember jelentkezik, az, aki tökéletesen alkalmas arra a munkára. Ilyen hirdetés kevés van, de a jól körülhatárolt munkakör segít abban, hogy a jelentkezők száma ne legyen túl sok. Mindenképpen érdemes határidőt szabni a jelentkezésre. Minél több pályázóra számítunk, annál rövidebb határidő javasolt, hiszen a kellő számú jelentkező így is meg lesz. Ritkább, nehezebben betölthető munkakörök esetében hosszabb időt érdemes hagyni – már csak ezért is érdemes jóval az új kolléga munkába állása előtt elkezdeni a keresést.

Érdemes a cég ügyfeleinek szempontjából nézve legfontosabb feladatokat, tudást és képességeket előrevenni, majd ezekre szűrni a kapott pályázatokban. Ha elsőrendű fontosságú, hogy az új munkatárs tudjon norvégul, akkor a pályázatában ezt az információt kell keresni elsősorban. Azt nem lehet megszabni, hogy a jelöltek milyen formátumban adják be a pályázatukat és azt hogyan építsék fel, így szükség esetén szoftveres feldolgozást is lehet használni. Ha mégis megszabjuk (de csak indokolt esetben szabjuk meg!), akkor kizáró ok lehet, ha a pályázó nem abban a formátumban adja be a pályázatot.

Folyt. köv: az állásinterjú a munkáltató oldaláról

Írj te is!

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük