Lean HR – 3. — Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?
- Az új munkatárs iránti igény felmerülésétől az interjúig
Az előző hetekben (itt és itt) tárgyalt előkészületek után meg kell fogalmazni az álláshirdetést. Ha a kiválasztással megbízott munkatárs (esetleg a helyi lean szakember, vagy külső lean szakértő támogatásával) alapos munkát végez a munkautasítások és a munkaköri leírás megalkotása terén, mindenképpen bevonva természetesen az adott terület vezetőjét is, akkor már könnyű a munkakör feladatait pontosan, hiánytalanul megadni a hirdetésben, akárcsak a juttatási csomagot. Hogy a hirdetést hol jelentetjük meg, az iparágfüggő is lehet. A nagy állásportálokon túl egyes esetekben ma már érdemes a közösségi portálokon is hirdetni (LinkedIn, Facebook). Hogy melyik a hatékonyabb, gyorsabb, egyszerűbb, azt csak úgy tudjuk eldönteni, hogy mérőszámokat alkalmazunk: hányszor hirdettünk, milyen hosszan és melyik csatornán? Melyik csatornán melyik hirdetésre hányan jelentkeztek? Melyik csatorna segítségével találtuk meg a legtöbb behívandó jelöltet és a végső befutót?
Miért fontos ez? Ha a cég bővül, vagy nagy a fluktuáció, akkor folyamatosan szükség van új munkatársakra, így a toborzásra fordítandó idő nő – ámde a munkaidő véges, az új kollégának pedig határidőre kell munkába állnia. Hatékonyan kell hát kihasználni minden percet, nem szabad olyan hirdetési csatornákra pazarolni az időt, ami a mi iparágukban, vagy a mi földrajzi területünkön nem vezet eredményre. Ne használjuk csak azért a LinkedInt, mert egy újságcikk szerint ez a menő! Minden toborzásnál mérjük a csatorna hatékonyságát, és ami nem működik, azt ne használjuk.
Mennyi idő szükséges ezekhez az előkészítő munkákhoz? Mivel a just in time szemlélet nagyon fontos a munkaerő-kiválasztásban, hiszen az új munkatársnak rendelkezésre kell állnia akkor, amikor szükség lesz rá, ezért általánosságban azt mondhatjuk, hogy minél hamarabb elkezdjük a munkaköri leírás elkészítését, annál jobb. Ha már minden munkakörre megalkottuk a munkaköri leírásokat és munkautasításokat, akkor már „csak” arra kell figyelni, hogy ezek a dokumentumok folyamatosan naprakészek legyenek, vagyis folyamatosan fejleszteni kell őket. Új munkatárs keresésénél így majdnem elegendő ezeket a dokumentumokat elővenni – csupán ellenőrizni kell, hogy valóban még mindig ugyanazokat a feladatokat kell elvégeznie a munkakör betöltőjének, és ezekhez ugyanazokra a képességekre és tudásra van-e szükség?
Első alkalommal azonban egy-egy ilyen munkaköri leírás elkészítése és a munkautasítások összeállítása a szükséges megfigyelések időigénye és az elemzésükre fordítandó idő miatt akár 1 hónapig is eltarthat. Ez az idő jelentősen lerövidíthető, ha ebbe a munkába bevonjuk a már említett lean szakembert, akinek ez a specialitása, (hogy ti. folyamatokat és munkaköröket figyel meg és elemez), valamint természetesen mindig szükséges az adott terület vezetőjével való konzultáció is, és a terület dolgozóinak is érdemes kérdéseket feltenni.
A megfelelően megfogalmazott álláshirdetés – a régi vicc szerint – olyan, hogy arra csak egy ember jelentkezik, az, aki tökéletesen alkalmas arra a munkára. Ilyen hirdetés kevés van, de a jól körülhatárolt munkakör segít abban, hogy a jelentkezők száma ne legyen túl sok. Mindenképpen érdemes határidőt szabni a jelentkezésre. Minél több pályázóra számítunk, annál rövidebb határidő javasolt, hiszen a kellő számú jelentkező így is meg lesz. Ritkább, nehezebben betölthető munkakörök esetében hosszabb időt érdemes hagyni – már csak ezért is érdemes jóval az új kolléga munkába állása előtt elkezdeni a keresést.
Érdemes a cég ügyfeleinek szempontjából nézve legfontosabb feladatokat, tudást és képességeket előrevenni, majd ezekre szűrni a kapott pályázatokban. Ha elsőrendű fontosságú, hogy az új munkatárs tudjon norvégul, akkor a pályázatában ezt az információt kell keresni elsősorban. Azt nem lehet megszabni, hogy a jelöltek milyen formátumban adják be a pályázatukat és azt hogyan építsék fel, így szükség esetén szoftveres feldolgozást is lehet használni. Ha mégis megszabjuk (de csak indokolt esetben szabjuk meg!), akkor kizáró ok lehet, ha a pályázó nem abban a formátumban adja be a pályázatot.
Folyt. köv: az állásinterjú a munkáltató oldaláról