Lean HR – 5. — Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

Lean HR – 5. — Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?


Amire elértünk az utolsó körhöz az állásinterjúknál, már legyen kéznél a szerződéstervezet, amelyet közösen meg tudunk beszélni a befutó jelölttel, akárcsak a munkakezdés idejét, a juttatásokat, a teljesítményértékelés mikéntjét, a munkarendet és egyéb szükséges információkat, mint pl. az egészségügyi vizsgálat vagy a tűz- és munkavédelmi oktatás időpontját.

Az interjúsorozaton minden körben mindenképpen legyen jelen annak a területnek a vezetője, ahova az új munkatársat felvesszük. Ez esetenként komoly szervezőmunkát igényelhet, de fontos pozíciók pályáztatása esetén elkerülhetetlen, mint ahogy akkor is, ha a vezető új asszisztensét keresi. Szakmai pozíciók esetén a szakmai kérdéseket a szakterület vezetőjének kell feltennie, hiszen ő tudja a válaszokat megfelelően értékelni. Ha rendelkezésre áll belső lean szakember, vagy külső lean szakértő, jó, ha ő is részt vesz ezeken az interjúkon. Ez különösen kezdő lean vállalatok esetén fontos, márpedig lean vállalatból egyre több van Magyarországon, hiszen ez a szemlélet ma már elengedhetetlen, ha egy vállalat sikeres akar lenni. A lean szemlélet lényege ugyanis az, hogy folyamatos fejlesztéssel egyre jobb és jobb, gyorsabb, egyszerűbb folyamatot építünk ki, amelyek természetesen a vállalat költségeinek a csökkenését is magukkal hozzák, akárcsak az ügyfelek elégedettségének növelését. Egy a lean szemléletet magáénak érző vállalat, akár kezdő, akár nem, nem engedheti meg magának, hogy olyan embereket alkalmazzon, akik ezt a szemléletmódot nem képesek előbb vagy utóbb elsajátítani. A jó hír az, hogy mindenki képes erre, a kérdés csupán az, hogy mennyi segítséggel és mikorra. Ennek a megállapítására jó, ha már az interjúkon részt vesz az említett lean szakember, hiszen így akár az új kolléga betanítási ideje, és a lean szemléletre való képzési ideje is csökkenthető. Ennek a célnak az elérésére érdemes azokat a pályázókat előnyben részesíteni, akik már hallottak a leanről, tanultak róla, vagy olyan cégnél dolgoztak, ahol alkalmazták. Természetesen a lean ismeretek bősége nem ellensúlyozhatja a szakmai tudás hiányát.

Mire érdemes figyelni például egy irodavezetői vagy titkárnői pozícióra pályázó jelölt esetében? Az irodavezetői munka nagyon változatos, pörgős, gyors váltásokra van szükség az egyes feladatok között. Problémamegoldó képességgel is rendelkezni kell, ezen kívül remek általános számítástechnikai ismeretekkel, beleértve az internethasználatot is. Ugyanakkor – cégtől is függ – lehet, hogy az irodavezetőnek a munkatársak munkáját is támogatni kell, és elemzéseket, prezentációkat, tanulmányokat kell készítenie. Jó, ha az irodavezető segítőkész és empatikus. Az irodavezető „az iroda működését segíti”: irodaszert rendel, gondoskodik az eszközök (számítógépek, nyomtatók, másolók) működőképességéről, szervezi az iroda karbantartási munkáit, ebédet rendel a munkatársaknak és esetleg kávét főz, postáz, vendégeket fogad, szállást foglal a számukra, számlát állít ki, könyvelési anyagot állít össze, kezeli a cég Facebook-profilját és a honlapját, adwords hirdetést állít be, másol, nyomtat, szkennel, rendezvényt szervez és intézi a cég ezernyi ügyes-bajos dolgát. Azt se feledjük, hogy a cégünkhöz érkezők elsőként ezzel a munkatárssal és az ő munkaállomásával találkoznak, ezért annak mindig rendezettnek, esztétikusnak kell lennie, azonban nem feltétlenül szükséges, hogy az irodavezető maga 20-25 éves ifjú hölgy legyen. 40-50 év körüli, hasonló pozícióban éveket eltöltő jelöltek mellett szól a nagy tapasztalatuk és az állandó munkahely iránti igényük, vagy éppen „nagyi-korú” hölgyek esetében a cég „otthonosságérzés”-faktora nőhet meg a munkatársak szemében. Egy jó irodavezető tehát ismeri az 5S-t, a gyors átállást egyik feladatról a másikra, problémamegoldó módszereket, just in time szemléletet, esetleg kanban-rendszert is ki tud alakítani és működtetni az irodaszerek pótlására.

Folyt. köv: kérdések az állásinterjún – túl a 3 rossz tulajdonságon…

Írj te is!

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Mások mondták:

  1. jobangel
    mondta:

    @Noras: Szia,
    Nincs elfelejtve, csak most nyaralok 🙂

  2. Noras
    mondta:

    @jobangel: szia

  3. Noras
    mondta:

    @jobangel: rendben, olvasom majd

  4. jobangel
    mondta:

    @Noras: Szia! Ha lejár a hirdetés, megírom a posztot!

  5. Noras
    mondta:

    @jobangel: kerlek, irj erre is egy ilyen post-ot

  6. Noras
    mondta:

    @Hujber Tünde: de kocsit nem akarnak adni

  7. Noras
    mondta:

    Orulok a hozzaszolasoknak, koszi.

    Ami nekem felkeltette a figyelmemet, az nem csupan a “feladatmennyiseg” – igen, nem tudni az alkalmazottak szamat, de ez egy gyar, es mar nyitaskor kb. 20 fo dolgozott ott. Mostanra min. 80-an lehetnek, es egy gyarban mindig tobb a kerdes es megoldando a munkaugyet illetoen. De mindegy is. Mas munkahelyeken kulon reszleg foglalkozik a fejlesztessel, payrollal, beleptetessel, stb igy a kollega sem eg ki.
    Ha jelenleg ilyen szemelyt keresnek, aki mindezt ellatja, akkor ezzel pillanatnyilag nem foglalkozik senki. Ha 2 csinalna, akkor a feladatokat el lehetne kuloniteni, s mindenki arra koncentralna, amihez valoban ert.
    De nem…, s kerdes, h ezt egy szemelyben szeretnek megkapni? Tudjak, h nem birjak a kollegak ezert adnak 2 ev hatarozott szerzodest, raadasul ki akarjak szurni, ki az a kozgazdasz/jogi vegzettsegu szemely, aki a legkisebb igennyel hajlando ezen feladatokat ellatni, melyeket mashol akar kinevelessel toltenek be?

    Csak veletlenul pillantottam bele, kivancsi volzam, egy ilyen ceg, aki mindenfele dijakat kapott es penzzel tamogat, mit kinal a munkatarsainak, mit kinal a kolleganak, de nekem nagyon ugy tunik, csak a kulsosegekre ad. Ha tevednek, orulnek.

  8. Hujber Tünde
    mondta:

    @jobangel: Én gyanítom, hogy Szikszó miatt kell a saját autó. Szikszó Miskolc fölött van, és szinte borítékolható, hogy miskolci jelentkező lesz a befutó, és hát valahogy el kell neki mindennap jutnia Szikszóra…

  9. jobangel
    mondta:

    @Noras: Tehát: A feladatok egy része nagyon részletes, más elnagyolt. Ezért tűnik soknak. De valójában nem annyira sok, ha végignézzük:

    “bérszámfejtési feladások lekönyvelése, egyeztetése a bérszámfejtő céggel” — havonta egyszer, jól kiszámíthatóan jelentkező munka, tervezhető időt igényelhet, hogy mennyire sok, az attól függ hány emberről van szó. Illett volna odaírni, hogy 20 vagy 200 pl…

    “HR folyamatok folyamatos fejlesztése” — ez meg stratégiai munka, egyedül biztos nem fog neki menni, azaz a feladatleírás pontatlan. Ugyanez igaz a “teljesítményértékelési rendszer kidolgozása és bevezetése”, “pályázatok HR területre vonatkozó részének biztosítása, megvalósításban részvétel”, “aktív részvétel a vállalat üzleti tervének emberi erőforrás tervezésében” feladatokra is.

    Ez meg SAP-ból 3 kattintással kijön:
    “kimutatások készítése (létszám adatok, bérköltség) a vállalatvezetés felé”

    “egyéb ad-hoc feladatok elvégzése.” — ezzel meg komolytalanná tesz mindent.

    Egyes feladatok meglehetősen misztikusak: “képzések előkészítése”. A tananyagot is meg kell írni, vagy oktatót kell találni, vagy megfelelően kigazdálkodni, hogy a képzésen részt vevő ne hiányozzon a munkából addig sem?

    Elvárások: én azért némi HR-tudást is elvárnék tőle, fel is sorolnám, hogy mit. Itt elintézték egy “HR végzettség” c. kiszólással, mintha nem tudnák, hogy mit is kell kérni… Ami nem baj, de lehet ám segítséget kérni, szakembertől. Ezek után hogy fogják állásinterjúztatni? Ugyanakkor nem feltétlenül közgazdász a HR-es, hanem szociológus, pszichológus is lehet, sőt. A felsorolt feladatokhoz mégis inkább gazdasági és jogi végzettség kellhet, a jogi jártasságot meg jól nem követelik meg.

    Érdekes, hogy miért előny a saját gépkocsi? Egyetlen olyan feladat sincs, amihez autó kellene. Gyanítom, hogy az egyéb ad-hoc feladat lesz az.

    Erről is lehetne egy ilyen posztot írni, mint régebben egy másikról tettem: jobangel.blog.hu/2014/01/30/hogyan_jelentkezzunk_idetlen_allashirdetesre

  10. Hujber Tünde
    mondta:

    Szerintem attól is függ ennek a hirdetésnek a jósága, hogy mekkora a cég, ahol működnie kell a HR-esnek. Lehet, hogy ez csupán a Hell szikszói gyára, ami lehet, hogy kicsi, kevés dolgozóval. (Nem néztem utána, nem tudom, hány gyára van a Hellnek).

    Kis cégnél egy fő kezében is összpontosulhat ez a rengeteg feladat, ugyanakkor a cég kicsisége miatt mégsem annyira megterhelő. A pályázó feladata – még a pályázat elküldése előtt – hogy tájékozódjon a cégről. Most könnyű dolga van, mert meg van adva a cégnév. Ha ez mégis egy óriási cég, akkor valóban probléma lehet, hogy 1 emberre akarják bízni ezt a rengeteg feladatot. Ebben az esetben majd az interjún kell tájékozódni és kérdezni, hogy hogyan is gondolják ennek a munkakörnek a betöltését. Miért egy emberben gondolkodnak, miért nem többen? Tényleg csak 1 ember lenne az egész cégnél, aki HR-el foglalkozik? Ha többen vannak, mit csinálnak a többiek? Vagy ez egy vezetői pozi és lehet majd csapatot felvenni, kialakítani?

    Szóval a hirdetés maga tényleg nem tűnik a legjobbnak, de nem tudjuk, mi van a háttérben. Ennélfogva persze fizetési igényt sem lehet előre mondani, hiába is kérik. (Kivéve persze, ha fixen tudod, hogy mennyiért lennél hajlandó elmenni állásba úgy általában.)

  11. jobangel
    mondta:

    @Noras: Szia,

    Első ránézésre letépném a fejét annak, aki ezt kiadta a kezéből. 🙂 Hosszasan majd este lesz időm elemezni…

  12. Noras
    mondta:

    Sziasztok,

    Mindkettotok (Tunde, Jobangel) velemenye erdekelne az alabbi allashirdetessek kapcsolatban. Lean-es szemmel, allaskereso szemmel is.
    Csak nekem tunik ugy, hogy bizonyos feladatkorok nincsenek elosztva a cegen belul?

    http://www.profession.hu/allas/748516

    Koszi