I. Az új munkatárs iránti igény felmerülésétől az interjúig

A lean szemlélet ma már széles körben teret nyert, ipari vállalatok, szolgáltató cégek alkalmazzák, és aki nem használja – lemarad. Közös ezekben a vállalatokban, hogy valamennyi ott használja elsősorban, ahol a cég vevői, ügyfelei számára kell értéket adni, vagyis a közvetlen gyártásban, a közvetlen szolgáltatásban. A lean azonban a háttértevékenységek esetén is kiválóan alkalmazható, így a HR folyamatainál is, de ezek a tevékenységek teljesen rejtve maradnak az ügyfelek előtt. Az egyik ilyen „titokban zajló” HR folyamat az új munkatárs kiválasztása. Azonban míg maga a kiválasztási folyamat ügyfelek elől rejtetten működik, az eredménye nagyon is szem előtt van, hiszen az eredmény maga az az új munkatárs, aki az értéket fogja szállítani az ügyfél részére. Nem mindegy tehát, milyen munkatársat választunk ki. És miért ne használhatnánk az értékközpontú lean szemléletet magára a munkaerő-kiválasztásra is?

Ahogy a vállalat teljes működése során, úgy a munkaerő-kiválasztás folyamata során is szem előtt kell tartani, hogy mi az az érték, amit a vállalat adni kíván az ügyfeleinek, az adni kívánt értékhez hogyan tud a betöltetni kívánt munkakör hozzájárulni? Ezért tehát elsősorban a munkakört kell megvizsgálni: hogyan segíti hozzá a vállalatot a céljai eléréséhez a megürült vagy újonnan létrehozandó munkakör, milyen értéket tudunk általa nyújtani az ügyfeleinknek. Ha a létrehozandó munkakör csupán azokat a folyamatokat vagy folyamatlépéseket támogatja, amelyek nem adnak értéket a vevő számára, és amely folyamatok vagy folyamatlépések teljesen elhagyhatóak lennének, akkor arra a munkakörre nincs szükség, és inkább a szóban forgó folyamatok hatékonyabbá tételén kell dolgozni. Természetesen vannak olyan folyamatok és műveletek, melyek nem adnak az ügyfél számára közvetlen értéket, de a vállalat működéséhez (esetleg törvényi előírás miatt) mégis szükségesek.

Ha úgy döntünk, hogy mindenképpen új munkatársat fogunk felvenni, akkor munkaköri leírást kell készíteni, és pontos munkautasításokat is. A munkaköri leírás és a munkautasítás nem ugyanaz. Például irodavezető esetén a munkaköri utasítás tartalmazza azt, hogy „feladata irodaszerek beszerzése”, az ehhez a feladathoz tartozó munkautasítás viszont pontosan leírja, hogy milyen időközönként, honnan, mennyi és milyen irodaszert kell beszerezni. A munkautasítások megléte alapvető fontosságú, hiszen a segítségükkel lehet megállapítani, hogy az elvégeztetni kívánt feladatokat egy munkakörbe soroljuk-e, vagy többe, sőt arra is rávilágítanak, hogy konkrétan mennyi munkája lesz az adott munkakör betöltőjének, szükséges-e hogy 8 órában dolgozzon, vagy elég részmunkaidőben alkalmazni? Esetleg több embert kell alkalmazni ugyanarra a munkakörre? A munkautasítások elkészítése időigényes feladat, mert eleve úgy kell elkészíteni őket, hogy a folyamat, amire a munkautasítás készül, már ne tartalmazzon felesleges lépéseket, tehát lean legyen. A tökéletes munkaköri leírás nem más, mint a hozzá tartozó munkautasítások „esszenciája”.

Folyt. köv.: profilkészítés álláshirdetéshez